我讀 «Google 必修的圖表簡報術»

我讀這本書, 多少是希望搶救我們團隊做文件的能力. 包括要和客戶報告的資料, 總是要東拼西湊才能做足夠交差的分量, 至於故事說得好不好? 並沒有人來指導過我們同仁 – 包括我自己. 更別說時間是我們的大敵, 工作認真的同仁幾乎都沒時間練這種附加價值, 而工作不認真的, 就更別想期待了…哈!

書本看起挺厚的, 但是主要就兩個核心觀念, 其他就是以小循環、大循環的方式重複論述而已. 這兩個核心是什麼呢? 第一個就是做出簡潔的投影片, 第二個就是以說故事的觀點介紹前者.

什麼樣的投影片才是簡潔的? 我想讀完第二課 “選對有效的視覺元素" 就有 60 分了, 再讀完第三課 “拔掉干擾閱讀的雜草" ,  或許就能掌握本書所謂 “簡潔投影片" 的要旨了. 它的重點基本上要看圖才能了解. 所以我也必須把重要的圖形擷取下來.

首先何謂有效的視覺元素? 人類讀圖表比讀文字快, 所以能用圖表就用圖表, 在重要數據很少時, 直接放大文字呈現, 這也是一種 “圖表"! 如果用表格或是圖形的話, 作者認為現場簡報儘量少用表格, 靜態報告比較適合用它. 主要原因就是觀眾會因為讀表格而分心. 在整個 present 的過程當中, 維持觀眾的注意力是非常重要的.

同理, 比較不重要圖形都會灰色淡化、甚至移除. 像是表格的外框, 多於的圖示、圖例. 能寫在圖裡面的, 就不需要單獨寫出來.  希望聽眾注意的, 就用單色 (作者喜歡藍色) 強調, 甚至於可以把較大的數字給深藍色、較小的數字給淺藍色, 製造出一望即知的熱區. 這樣讀者在使用本能的 “之" 字搜尋整個螢幕之餘, 注意力也會停留在講師想要強調的區域.

某些不能讓正常人一眼看出相對關係的圖, 作者建議大家不要用. 像是 3D 立體圖、圓餅圖、任何和食物名稱的圖, 作者都不建議, 像是麵條圖 (spaghetti)、派圖 (圓餅圖)、甜甜圈圖 (環圈圖)…哈! 第76頁還特別重複三次: 千萬別用立體圖、千萬別用立體圖、千萬別用立體圖. 非食物的圖, 像是左右雙 Y 軸都有刻度的圖, 作者也不喜歡. 她說不如分成上下兩層、或是直接把數字標在數據點上.

同樣的資料, 左圖用了太多顏色和格線, 而且和主題 2010 年之後並未呼應. 如果講師不特別說明, 大家並不會知道要強調的點在哪裡? 反觀右圖用了一樣的資料, 不但可以清楚看到 C 產品推出之後, A與B兩個產品售價下滑, 也可以看到D與E兩個產品售價上升, 最後每個產品的價格都收斂到一個平均點附近. 因此可以建議老闆的新產品的價格定在 C 之下的灰色區間.

上圖右用了一些進階的技巧. 在此要先介紹第三課裡面的 “格式塔 " (Gestalttheorie) 觀念 [1]. 凡是有類似性質的圖形, 我們容易認為他們彼此之間有所關聯. 如果要強調某個東西, 也就是要跟別的物件長相有點不同. 這些元素叫做 pre-attentive (前注意特徵). 像是以下的這些元素.

因此當我們要強調 A/B 產品的售價下滑, 我們可以用藍色強調這兩條線; 或者可以單獨強調在 C 產品出現之前, 用不同顏色, 提示他們的售價甚至是上升的. 又或者可以用顏色或其他手法強調所有產品一推出的頭幾年售價都是上升的, 下降的部分仍然維持灰色…等等.

當我們能夠把靜態的圖表和我們想要表達的事物相結合, 那麼就是書中的第二個核心觀念 – 講故事. 我們公司內並沒有 “想要說服副總把產品售價訂在某個區間" 這類的報告需求. 與此相似的是, PM 需要做 feasibility 報告, 說服總經理與各主管同意事業處開一顆新的 IC. 然而, 即使我們把報告的表達內容做到位了; 書上講到一個重點: 簡報的目的是要帶來行動, 根據這樣的數據, 我們應該採取哪些行動才是最重要的.

“因為市場很大, 只要吃到 1% 就夠了, 所以需要開這顆 IC." 這樣即使有再好的投影片, 仍然算不上是一個好故事. 客戶的需要有那些被滿足了? 那些還沒有? 客戶對我們產品的功能當中, 那些很滿意? 那些不滿意? 那些從來沒用過? 書上有個直條堆疊圖可以用來解釋上面的每個問題, 想討論哪一段, 就用藍色 (作者喜歡) 強調那個部分, 帶著大家聽下去.

記住! 在本書討論的範疇當中, 講師已經充分明瞭自己要講什麼, 甚至也能技巧性地把聽眾想要問的問題引導到 “會後" 才討論, 因此本書所適用的簡報都是有清楚目的的. 像是講師上課時往往歡迎打斷他們問問題的、或是題目不拘的的那種簡報, 雖然也可以適用說故事技巧, 不過可能就有點難以每張投影片都簡潔有力了.

[REF]

1. 格式塔學派: 包括距離相近、圖形相似、環繞 (框框或是反白的一個區域)、封閉、連續 (放在一起的東西有關連性)、連結 (直接用線、箭頭連結) 都會被視為一個群組.

[Note]

本書作者是 Google 總監 Cole Nussbaumer Knaflic 女士, 書很值得一讀, 翻譯也不錯. 譯者是徐昊先生. 書中有兩處我覺得是錯誤. Page 222 和 224, “用戶最不滿意功能 J 與 K,…",  應該是 J 與 N 吧.